Een activiteit organiseren tijdens de opvang

Wil je als vrijetijdsorganisator kinderen laten kennismaken met jouw activiteit? Organiseer een proefsessie of workshop tijdens de buitenschoolse opvang in Oostende. Je bereikt kinderen die anders misschien nooit met jouw aanbod in aanraking komen, en Stad Oostende voorziet een tegemoetkoming voor je kosten.

Waar gaat het over?

Tijdens de opvang van basisscholen en Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) kunnen kinderen kennismaken met het bestaande vrijetijdsaanbod in Oostende. Er zijn twee soorten activiteiten:

• Workshops: eenmalig en met een open karakter. Alle aanwezige kinderen kunnen vrijblijvend meedoen, inschrijven is niet nodig.
• Proefsessies: een opbouwende reeks van maximaal 5 sessies, voor een vaste groep kinderen die zich engageert om aanwezig te zijn. Inschrijvingen verlopen via de coördinator opvang en activiteiten.

Alle activiteiten zijn gratis voor de kinderen, vragen geen voorkennis en starten en eindigen op de opvanglocatie zelf. De coördinator opvang en activiteiten begeleidt je doorheen het hele proces.

Wat zijn de voorwaarden?

• Je bent erkend door de Dienst Sport of Jeugd van Stad Oostende, of je ontvangt lokale of bovenlokale werkingssubsidies.
• Je activiteit is toegankelijk voor alle kinderen die naar de opvanglocatie gaan.
• Je voorziet minstens 10 kleuters of 15 kinderen van de lagere school per activiteit.
• Je activiteit vindt plaats binnen de opvanguren: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tussen 16.00 en 18.00 uur, woensdagnamiddag tussen 12.00 en 18.00 uur, of op zaterdag en tijdens schoolvakanties.

Welke stappen zijn er?

1. Kennismakingsgesprek — Neem contact op met de coördinator opvang en activiteiten. Samen overlopen jullie het draaiboek en alle praktische afspraken.
2. Dien je kandidatuur in — Vul de partnerfiche in met je gegevens, je aanbod (aantal sessies, mogelijke data, leeftijd van de deelnemers, nodige infrastructuur) en de gegevens van je lesgever.
3. Goedkeuring — De coördinator plant je activiteit in, in overleg met de opvanglocatie. Zowel jij als de opvanglocatie ontvangen een bevestiging. Nadien beslist het College van Burgemeester en Schepenen definitief.
4. Bevestiging en afspraken — Zodra het College goedkeurt, maak je samen met de coördinator concrete afspraken via een gedeelde agenda.
5. Organiseer je activiteit — De coördinator maakt je bij je eerste activiteit wegwijs op de opvanglocatie en helpt je de kinderen op te halen.
6. Na afloop — Je geeft feedback aan de coördinator en stuurt je factuur naar Stad Oostende voor je gepresteerde sessies.

Wat is de vergoeding?

Stad Oostende voorziet een tegemoetkoming van 40 euro per gepresteerde sessie, vrijgesteld van btw. Een sessie duurt 1 uur, exclusief voorbereiding en opruimen.

Wat heb ik nodig?

• Een ingevulde en ondertekende partnerfiche met de gegevens van je vereniging of organisatie (naam, adres, telefoonnummer, btw- en ondernemingsnummer of rijksregisternummer, rekeningnummer) en van je lesgever (naam, telefoonnummer, e-mailadres).
• Een uittreksel uit het strafregister (Model artikel 596.2, minderjarigenmodel) van elke betrokken lesgever.

Zijn er uitzonderingen?

• Ben je een btw-plichtige organisatie, of bedraagt je factuur meer dan 3.000 euro excl. btw? Dan factureer je verplicht via Peppol.
• Vermeld altijd de BAWD-code op je factuur, anders kan de verwerking vertragen.
• De betaling gebeurt binnen de zestig dagen na het versturen van je factuur.