Voorbereiding

Hoofdthemas

Checklist

Datum bepalen

 

Locatie bepalen

Niet iedere locatie is geschikt voor de organisatie van een evenement. Heeft u twijfels? Neem dan contact op met dienst Evenementen.

Locatie controleren op werken.

Geopunt controleren

Doelgroep afbakenen.

 

Programma en tijdschema bepalen.

 

Begroting opstellen.

 

Inplantingsplan tekenen. 

Vergeet de opgestelde infrastructuur (podia, tenten, tafels, etc.) op schaal niet. Doorgang van 4 m voor de hulp- en veiligheidsdiensten moet worden voorzien. Hier vind je een voorbeeld van een correct inplantingsplan.

Aanvraag toelating evenement indienen.

Hou rekening met de aanvraagtermijnen. Bekijk op voorhand of je een parkeerverbod nodig hebt, of er verkeersmaatregelen nodig zijn en of je een uitzondering op de geluidsnormen nodig hebt. 

Wil je gebruik maken van een gewestweg of wil je publiciteitsborden langs gewestwegen plaatsen? Dien hiervoor een aanvraag in via het portaal van Agentschap Wegen en Verkeer. 

Sabam en de Billijke vergoeding aanvragen via MyUnisono.

 

Verzekering(en) afsluiten.

 

Noodplan opstellen.

 

Controleer of een preventieve hulppost noodzakelijk is. 

Medisch Risico Analyse Evenementen

Materiaal en tenten aanvragen bij de Stad.

 

Eventueel walkietalkies of ander materiaal huren bij provincie West-Vlaanderen.

 

Wil je een drone gebruiken op je evenement? 

Oostende heeft een luchthaven en trainingsgebieden van het leger. Hierdoor moet een dronepiloot een goedkeuring aanvragen bij Skeyes in onderstaande gevallen

  • Drone gebruik vanaf 250 gram
  • Gebruik van camera tijdens het vliegen

Een aanvraag kan je indienen via https://www.skeyes.be/nl/diensten/drone-home-page/you-and-your-drone/drone-service-application/

Buren inlichten, bewonersbrieven uitdelen.

 

Nuttige telefoonnummers opsommen.

 

Medewerkers en/of vrijwilligers briefen.

 

Evaluatie inplannen met Politie en Stadsbestuur.

 
JOUW STAD. JOUW VRAGEN. JOUW BEZORGDHEDEN. JOUW REACTIES.
Kom hier met al je vragen, en zelfs om eens te klagen. Maar ben je echt content, geef dan een compliment bereikbaar van maandag tot en met zaterdag van 8 tot 19 uur.