Elektronische facturatie
Vanaf 1 januari 2026 is de verplichting tot elektronische facturatie (e-invoicing) voor transacties tussen Belgische belastingplichtige ondernemingen (B2B) officieel van kracht.
Voor gedetailleerde technische specificaties en wettelijke richtlijnen verwijzen wij u naar het officiële portaal van de Belgische overheid: efactuur.belgium.be.
Er zijn enkele beperkte uitzonderingen op dit principe:
Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor
- Gefailleerde btw-plichtigen
- Ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd
- Forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028)
Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor
- Ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs indien ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd
Wat moet je op de factuur vermelden?
1. Aan wie is de factuur gericht?
Opgelet, factureer aan de juiste entiteit.
Stad Oostende (team Crediteuren)
Vindictivelaan 1
8400 Oostende
BTW BE0207436775
facturen.stad@oostende.be
OCMW Oostende (team Crediteuren)
Edith Cavellstraat 15
8400 Oostende
BTW BE0212205118
facturen.ocmw@oostende.be
2. Gegevens van de leverancier
- ondernemingsnummer of btw-nummer
- naam of maatschappelijke benaming (RPR + plaatsnaam)
- adres
- IBAN-bankrekeningnummer
3. Bestelgegevens
- referentie: nummer van de bestelbon of aanwending, overeenkomst, raadsbeslissing of beslissing College van Burgemeester en Schepenen of beslissing vast bureau.
- naam van de bestellende dienst ('afdeling' op de bestelbon)
4. Factuurgegevens
- vermelding 'factuur'
- factuurdatum
- uniek factuurnummer
- plaats waar de factuur werd opgemaakt
- leveringsdatum (voor goederen) of prestatiedatum (voor diensten)
- gedetailleerde beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten
- (eenheids)prijs
- vermeld voor goederen uit de EU ook de hoeveelheid en het gewicht
- eventuele toegekende korting
- het bedrag zonder btw, de btw-voet, het btw-percentage en het totale te betalen bedrag
- de betalingscondities
5. Specifieke btw-vermeldingen (indien van toepassing)
- 'btw verlegd' (btw verschuldigd door de medecontractant)
- gedetailleerde omschrijving van de wettelijke grondslag op basis waarvan vrijstelling van btw wordt toegepast (vb. art 44 btw-wetboek)
Waar moet je bij facturatie nog op letten?
- Een 'bestelaanvraag' is geen geldig document om te leveren. Enkel het document 'bestelbon' is geldig om bestellingen mee te doen. Krijg je geen bestelbon, vraag die dan eerst aan de bestellende dienst.
- Maak voor elke bestelbon een afzonderlijke factuur.
- Een factuur mag maar via één weg ingediend worden. Dien je in via PEPPOL, dan is het dus niet de bedoeling dat je de factuur ook nog eens per e-mail bezorgt.
- Voldoe je aan de voorwaarden om je factuur per e-mail te versturen? Maak dan voor elke factuur een aparte pdf en verstuur eventuele bijlagen als één pdf. Vermeld het bestelbonnummer of de aanwending in je pdf, niet in je e-mail. Verstuur geen foto's of bestanden in Word of Excel.
Meer info
E-invoicing: informatie voor leveranciers