FAQ Annuleren en afwezigheid

Mijn kind is ziek en kan niet deelnemen aan pleZAND. Wat nu?

We verwachten dat elke afwezigheid gemeld wordt. Als jouw kind ziek is, moet je dit melden VOOR 09.30 uur op de dag van de activiteit via het onlineformulier

Als je binnen de 2 werkdagen een geldig attest (bv. ziekte, ongeval ouder/kind, overlijden familielid, rechtbank…) indient, wordt het inschrijvingsgeld volledig terugbetaald.

Voorbeeld:
Jouw kind is ziek op woensdag 12 juli. Je vult het onlineformulier in voor 09.30 uur op 12 juli. Als je al een afwezigheidsattest hebt, kan je het hier toevoegen. Kan je pas ‘s avonds naar de dokter? Je hebt 2 werkdagen tijd om het attest in te dienen, dus dit kan tot vrijdag 14 juli om 23.59 uur.

Mijn kind is ziek, maar ik kan pas vanavond naar de dokter. Wat moet ik doen?

Als jouw kind ziek is, moet je dit melden VOOR 09.30 uur op de dag van de activiteit via het onlineformulier

Heb je op het moment van de melding nog geen geldig attest, dan kan je dit nadien nog indienen via dit formulier.

Opgelet! Het attest moet binnen de 2 werkdagen digitaal ingediend worden om een terugbetaling te krijgen.

Wij hebben een reis geboekt, maar mijn kind was al ingeschreven bij pleZAND. Kan ik dit kosteloos annuleren?

Je kan kosteloos annuleren als je dit doorgeeft via het onlineformulier en je jouw 10 dagen nog niet hebt opgebruikt.
Dit kan ten laatste:

  • Speelpleinwerking: 14 dagen voor de dag van de activiteit.
  • Themakampen: 14 dagen voor de eerste kampdag.

Wat wordt bedoeld met ‘mijn 10 dagen’?

Per kalenderjaar kan je als ouder/voogd per kind 10 dagen kosteloos annuleren op voorwaarde dat je dit 14 dagen of meer voor de activiteit doorgeeft via het onlineformulier

Zijn deze 10 dagen opgebruikt, maar kan jouw kind toch niet deelnemen aan pleZAND? Dan verwachten we dat je deze afwezigheid ook meldt. Hierbij kan je geen terugbetaling meer krijgen, maar pleZAND kan de plaatsen wel openstellen voor ouders die opvang nodig hebben.

Voorbeeld 1:

Mijn kind is ingeschreven bij pleZAND van 3 juli tot en met 7 juli. Wij hebben beslist om die week op reis te gaan en willen de inschrijving bij pleZAND annuleren. Ik vul het onlineformulier in op 7 juni en heb eerder dit jaar nog niets geannuleerd.

Resultaat: de dienst Jeugd verwerkt de annulering en zal het inschrijvingsgeld terugbetalen.

Voorbeeld 2:

Mijn kind is ingeschreven bij pleZAND van 7 augustus tot en met 11 augustus. Mijn partner heeft onverwacht een aantal dagen verlof en we willen ons kind thuishouden. Ik vul het onlineformulier in 2 augustus en heb eerder dit jaar nog niets geannuleerd.

Resultaat: de dienst Jeugd verwerkt de annulering en zal het inschrijvingsgeld NIET terugbetalen omdat de annulering te laat werd doorgegeven (minder dan 14 dagen voor de dag van de activiteit).

Voorbeeld 3:

Mijn kind is ingeschreven bij pleZAND van 3 juli tot en met 4 augustus. De jeugdbeweging organiseert een kamp van 24 juli tot en met 31 juli waar mijn kind aan wil deelnemen. Ik annuleerde eerder dit jaar al 8 inschrijvingsdagen.

Ik vul het onlineformulier in op 3 juli.

Resultaat: de dienst Jeugd verwerkt de annulering en zal het inschrijvingsgeld van 2 dagen terugbetalen. De andere dagen worden niet terugbetaald omdat je jouw 10 dagen voor dit kalenderjaar hebt opgebruikt.

Hoe annuleer ik een inschrijving?

Je kan een inschrijving bij pleZAND annuleren door het invullen van het onlineformulier.

Wanneer mag ik de terugbetaling verwachten?

De terugbetalingen worden één keer per week doorgegeven. Stad Oostende voert de terugbetaling zo snel mogelijk uit, maar dit vraagt natuurlijk de nodige verwerkingstijd.

Als ouder kan je ervoor zorgen dat de terugbetaling vlotter verloopt door ervoor te zorgen dat jouw gegevens in het inschrijvingsprogramma up-to-date zijn en het rekeningnummer is ingevuld. Lees hier hoe je jouw gegevens kan aanpassen.

Ik heb de afwezigheid van mijn kind niet gemeld. Wat zijn de gevolgen?

Als een kind afwezig is bij pleZAND en de afwezigheid werd niet gemeld, neemt de dienst Jeugd volgende stappen:

  • Eerste niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd ontvangt een waarschuwings-sms.
  • Tweede niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd ontvangt een waarschuwings-e-mail en een tweede sms.
  • Derde niet gemelde afwezigheid: de ouder/voogd krijgt telefonisch de boodschap dat het kind tijdelijk niet meer kan deelnemen aan pleZAND.

Wil je de procedure graag in detail nalezen? Dan kan dit in het huishoudelijk reglement bij artikel 6.

Voorbeeld:

Kind X is afwezig op 7 juli en er is geen melding via het onlineformulier. De ouder ontvangt een waarschuwings-sms.

Kind X is een tweede keer afwezig op 13 juli en er is geen melding via het onlineformulier. De ouder ontvangt een tweede waarschuwings-sms en een waarschuwings-e-mail.

Kind X is een derde keer afwezig op 18 juli en er is geen melding via het onlineformulier. De ouder krijgt telefonisch de boodschap dat kind X tijdelijk niet meer kan deelnemen aan pleZAND.

JOUW STAD. JOUW VRAGEN. JOUW BEZORGDHEDEN. JOUW REACTIES.
Kom hier met al je vragen, en zelfs om eens te klagen. Maar ben je echt content, geef dan een compliment bereikbaar van maandag tot en met zaterdag van 8 tot 19 uur.