Privacywetgeving: wat verwachten we van onthaalouders?
- Ga vertrouwelijk om met de informatie van de ouders, kinderen en collega’s. Er wordt van jou verwacht dat je je aan de discretieplicht houdt. Dit houdt in dat gegevens of informatie niet buiten de organisatie worden doorgegeven.
- Hang geen geboortekaartjes uit. Hierop staan namelijk de gegevens van de ouders en kind.
- Ook andere persoonlijke gegevens (dieet, medicatie, ziko –vo, noodgegevens,…) van kinderen en ouders horen niet uit te hangen in de opvang. Indien dit noodzakelijk is voor de werking wordt er op de documenten gebruik gemaakt van de initialen van de kinderen.
- Alle persoonlijke documenten (contract, inlichtingenfiche, vorderingsstaten, wenfiche,…) worden in één map bijgehouden. Deze map ontvangen alle onthaalouders van de Gezinsopvang Oostende.
- Ook de heen en weer boekjes en tablets bevatten persoonlijke gegevens. Leg deze niet in het zicht van de ouders. Buiten de opvanguren worden deze opgeborgen in een kast in de opvang.
- De persoonlijke documenten van kinderen en ouders waarvan het opvangplan is gestopt, verzamel je in een archiefmap. Deze map wordt 1 keer per jaar binnen gebracht op de dienst. De dienst versnippert deze documenten als de bewaringstermijn verstreken is. Deze documenten mogen niet bij het vuilnis worden geplaatst.
- Wil je gebruik maken van sociale media? Dan maken we de volgende afspraken:
- Maak een gesloten groep aan, waar enkel jijzelf en de ouders toegang tot hebben.
- Ouders geven steeds uitdrukkelijk toestemming om foto’s van hun kind te maken en deze op sociale media te plaatsen. Respecteer deze keuze. Mondelinge toestemming is hierbij niet voldoende.
- 1 keer per jaar verwachten we dat de groep geüpdatet wordt, zowel voor de foto’s als voor de ouders die toegang hebben tot de opvang.
- Gebruik sociale media niet als communicatiemiddel maar wel om leuke foto’s te delen.
- Spreek niet over ouders, kinderen, collega’s of werkgever op sociale media ( vb. persoonlijke Facebook). Ook zij verdienen respect.
- In levensbedreigende situaties mag en moet je noodzakelijke gegevens delen met hulpverleners, politie,…
Ouders mogen geen foto’s maken van de (andere) kinderen in de opvang. Indien je dit vaststelt, spreek ouders op een vriendelijke manier aan. Vraag om de foto’s te verwijderen en kader dit in de nieuwe wetgeving op de privacy.
datum: juni 2018