Evenementen organiseren

De coronamaatregelen vormen in deze exitfase een grote uitdaging voor organisatoren van evenementen. Stad Oostende bundelt een aantal belangrijke tips en richtlijnen om mee rekening te houden.

De Vlaamse overheid heeft een handige gids uitgegeven, het COVID Event Protocol. Deze gids bevat alle richtlijnen en maatregelen om je evenement COVID-veiliger te organiseren.

Het COVID Event Protocol

Daarnaast is er ook het COVID Event Risk Model, een matrix op basis van verschillende parameters die je als organisator kan invullen. Als resultaat krijg je dan een beoordeling (groen-rood-oranje) over de veiligheid van je evenement.

Bij groen licht is de organisatie – op vlak van COVID – veilig, bij oranje doe je best nog wat aanpassingen (op basis van de gids) en bij rood zit het echt niet goed.

Scan hier je evenement met COVID Event Risk Model

Toestemming nodig?

Voor evenementen die in een eigen infrastructuur of op een privéterrein worden georganiseerd, met maximum 200 aanwezigen, is er geen toestemming van Stad Oostende vereist in het kader van de COVID-maatregelen. De bestaande richtlijnen (vb. rond brandveiligheid of geluidsoverlast) en vergunningen blijven, los van COVID, natuurlijk ook verder gelden

Wanneer heb je wel toestemming nodig van Stad Oostende? 

  • zodra je gebruik maakt van het openbaar domein (eventueel in combinatie met eigen infrastructuur)
  • als er meer dan 200 personen aanwezig kunnen zijn (ook in eigen infrastructuur of op privéterrein!).
  • Als je een gebouw of een terrein van Stad Oostende wil gebruiken voor jouw evenement.

Bij een vergunningsaanvraag voor een evenement, engageer je je als organisator om vooraf het COVID Event Risk Model in te vullen en verklaar je “op eer” dat die volledig en correct werd ingevuld. Je moet dit document altijd toevoegen bij je aanvraag. Stad Oostende kan ook langs komen om na te gaan of de maatregelen wel effectief werden uitgevoerd zoals voorzien.

Let wel, het vermelde aantal personen is een maximum, de organisator moet zelf nagaan of dit wel haalbaar is. Dat aantal hangt immers af van de beschikbare oppervlakte en de noodzaak aan onderlinge afstand. het COVID Event Protocol helpt je daarbij

Praktische tips

Omdat organisatoren - door de vele richtlijnen - soms het bos door de bomen niet meer zien, vind je hier alvast alle info en tips over het coronaproof organiseren van een evenement.

  • We hebben een hele reeks ready made pictogrammen die je zo kunt downloaden van onze website om de veiligheidsmaatregelen op een duidelijke manier te signaleren op je evenement. Je hoeft ze alleen nog te printen en op te hangen! Deze vind je onderaan deze pagina. 
  • Onderaan deze pagina vind je ook een model-invulformulier en een aantal tips om de registratie van je bezoekers vlot en in lijn met de privacy-wetgeving te laten verlopen. 
  • Je aanvraag zelf kun je indienen bij de vrijetijdsdiensten van Stad Oostende; maak hiervoor best vooraf een afspraak.
  • Je kunt ook terecht bij het UiTloket in CC De Grote Post

De COVID-richtlijnen zijn bijkomende maatregelen die je moet nemen als organisator. De zaken waar je vroeger rekening mee moest houden (geluidsnormen, brandveiligheid,...) en waar je mogelijks een vergunning moet voor vragen, blijven natuurlijk ook nog gelden. De verschillende sectorspecifieke diensten (Sport, Jeugd, Cultuur,...) of het UiTloket kunnen je daarbij helpen.

Op termijn is het de bedoeling dat Stad Oostende een gecentraliseerde evenementendienst uitbouwt om de ondersteuning aan organisatoren te optimaliseren.

Pictogrammen