Organisaties die persoonsgegevens verwerken zijn volgens de Europese regelgeving verplicht om een privacyverklaring te hebben. Hierin worden alle betrokken personen geïnformeerd over hoe met hun persoonlijke gegevens omgegaan wordt.
Dit document is bedoeld om leerlingen en ouders algemeen te informeren, specifieke richtlijnen en informatie per doelgroep, is ook terug te vinden in het academiereglement, het arbeidsreglement en het stagereglement van de school.
Datum laatste aanpassing: januari 2026
De Kunstacademie aan Zee, met als inrichtende macht het Stadsbestuur van Oostende, verzamelt en verwerkt in kader van de onderwijsactiviteit en leerlingenadministratie, verschillende persoonsgegevens van leerlingen en ouders.
De persoonsgegevens van leerlingen en ouders worden gebruikt voor (niet limitatief):
- de organisatie van het onderwijs en
- de algemene leerlingenadministratie;
- leerlingenbegeleiding leerlingvolgsysteem;
- het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, met inbegrip van digitale leermiddelen;
- het verspreiden en delen van informatie, kalenders en schoolgebonden publiciteit;
- dienstverlening vanuit het bestuur en/of de overheid;
- financiële communicatie en facturatie;
- de ontwikkeling van een beleid (onderzoek en analyse);
- de naleving van andere wet- en regelgeving;
- het behandelen van geschillen.
We verwerken persoonsgegevens enkel op basis van ofwel toestemming, ofwel wet- en regelgeving, ofwel specifiek met overeenkomst vanuit de dienstverlening.
- Je kan persoonlijke gegevens van jezelf of als ouder van de leerling op elk moment inkijken, verbeteren, laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken.
- Je kan een kopie van je persoonsgegevens vragen.
Contacteer hiervoor het secretariaat van de school (kunstacademie@soo.be)
Je gegevens worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de wet- of regelgeving dat voorschrijft.
De Kunstacademie aan Zee verbindt zich er toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van alle persoonsgegevens te waarborgen. Deze verwerking gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.
Dit geldt zowel voor de verwerking door onze onderwijsinstelling als andere betrokken
(gemeente)diensten als door mogelijke aanverwante officiële instanties die deze persoonsgegevens mogen en/of moeten verwerken.
Onze medewerkers zijn op de hoogte van de privacyregels.
Als dit noodzakelijk is voor de hoger vermelde doelen, worden je persoonsgegevens doorgegeven aan eventueel Stedelijk Ondersteuningsnetwerk, het Ministerie van Onderwijs en Vorming, administratieve softwareverstrekker (DKO3), …
Indien de doorgifte van gegevens niet wettelijk of in de statuten van diensten of aanverwante officiële instanties bepaald is, wordt er steeds een verwerkersovereenkomst met de derde afgesloten.
Ons schoolbestuur beschikt over een functionaris voor de gegevensbescherming. Hij of zij kijkt erop toe dat het schoolbestuur de persoonsgegevens bewaart en verwerkt volgens de Europese privacyregelgeving.
Contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming: privacy@oostende.be.
Ook medewerkers van het secretariaat (kunstacademie@soo.be) zijn een aanspreekpunt om in overleg te gaan met de functionaris gegevensbescherming.
Voor mee info kan je terecht op www.ikbeslis.be en https://www.privacycommission.be/nl.
Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten.
Na elke aanpassing wordt de datum vermeld waarop dit document.