De dienst Jeugd maakt gebruik van een digitaal inschrijvingssysteem. Dit inschrijvingssysteem staat toe om:
- Jouw kind(eren) in te schrijven voor één of meerdere activiteiten;
- Fiscale en/of mutualiteitsattesten af te drukken na deelname aan een activiteit.
Ik schrijf voor het eerst in
Stap 1: Een profiel aanmaken
Allereerst dien je als gebruiker een profiel aan te maken. Hiervoor:
- geef je een gebruikersnaam op;
- bepaal je een wachtwoord;
- voeg je een e-mailadres toe.
Het inschrijvingsprogramma zal dit e-mailadres een bericht toesturen ter bevestiging. Klik op de link in dit mailbericht en je wordt automatisch teruggeleid naar het inschrijvingsprogramma waarna je verder kan naar stap 2.
Geen e-mail ontvangen? Kijk zeker in jouw spam-box/ongewenst e-mail.
Stap 2: Het ouderprofiel vervolledigen
Als ouder dien je eerst een profiel aan te maken alvorens je kan inschrijven. Vervolgens dien je jouw kind(eren) toe te voegen als gezinslid/-leden. Tot slot heb je de mogelijkheid om (nood)contactpersonen toe te voegen.
Houd je rijksregisternummer bij de hand alsook dat van de gezinsleden die je wenst in te schrijven. Velden met een asterisk (*) zijn verplicht in te vullen. Het is noodzakelijk dat je je IBAN-nummer opgeeft voor eventuele terugbetaling (bijvoorbeeld door ziekte).
Een profiel als ouder aanmaken doe je hier.
Inschrijvingsprogramma Dienst Jeugd
Stap 3: Gezinslid/-leden toevoegen
Nadat het ouderprofiel is aangemaakt, wordt er gevraagd of je een gezinslid wil toevoegen. Dit kan je meteen doen, of later via de link ‘Mijn profiel’ bovenaan in de webshop.
Er zijn drie soorten gezinsleden:
- Het tabblad ‘Familie’ bevat de gegevens van jou als ouder;
- Het tabblad ‘Gezinsleden’ bevat de gegevens van jouw gezin/kinderen;
- Het tabblad ‘Contactpersonen’ bevat de gegevens van de eventuele (nood)contactpersonen.
Je voegt een gezinslid toe door te klikken op ‘gezinslid toevoegen’. Vul het rijksregisternummer in van het gezinslid/kind en klik hierna op volgende.
Nadat een gezinslid/kind werd toegevoegd, dienen er heel wat gegevens ingevuld. Hieronder vind je per rubriek een extra woordje uitleg.
Algemeen
Bij het tabblad ‘Algemeen’ worden alle gegevens van het gezinslid/kind opgevraagd waaronder ook het UiTPASnummer.
Aan de hand van het UiTPASnummer van jouw kind wordt de prijs berekend. Inschrijven zonder UiTPASnummer is ook mogelijk.
Heb je het UiTPASnummer, van jouw gezinslid, niet bij de hand? Druk op het groene bolletje en het programma vult automatisch jouw UiTPASnummer aan.
Beschik je nog niet over een UiTPAS? Meer info vind je hier.
Adresgegevens
Bij de rubriek ‘Adresgegevens’ beschik je over twee keuzes:
- Keuze 1 ‘Gebruik adres van familie’: hierbij geef je aan dat het toegevoegde gezinslid op het eerder opgegeven adres woont. Het adres opgegeven in het ouderprofiel.
- Keuze 2 ‘Gebruik persoonlijk adres’: hierbij geef je aan dat het gezinslid op een ander adres woont, verschillend met het opgegeven adres in het ouderprofiel. Het inschrijvingsprogramma vraagt, na het aanvinken van dit vakje, om het adres van het gezinslid aan te vullen.
De dienst Jeugd kan kinderen uit samengestelde gezinnen aan meerdere ouderprofielen koppelen. Is dit van toepassing voor jouw gezin?
Geef dan zeker een seintje hier.
Medische Fiche
Na het toevoegen van het gezinslid, zal het inschrijvingsprogramma vragen om de rubriek (medische fiche’ verder aan te vullen. In dit onderdeel wordt er gevraagd naar:
- Algemene medische informatie;
- Sport en spel beperkingen,
- Wie de huisarts is;
Bij het tabblad ‘bijlagen’ is er de mogelijkheid een bijlage toe te voegen. Hier kan je een medisch attest toevoegen waarin jij als ouder/ voogd en de huisarts toestemming geven aan de dienst Jeugd om medicatie te geven aan jouw kind(eren). Zonder dit attest mogen we geen medicatie toedienen. Het in te vullen attest vind je hier.
Vind je jouw huisarts niet direct terug? Via ‘toevoegen’ kan je jouw huisarts toevoegen aan het programma en zo jouw gezinsprofiel vervolledigen.
Nadat je alle medische gegevens hebt ingevuld, moet je deze goedkeuren. Dit doe je door te klikken op ‘opslaan en goedkeuren’.
Ik heb al een profiel
Nadat het ouderprofiel aangemaakt is en de gezinsleden toegevoegd zijn, kan een kind ingeschreven worden voor een activiteit van de dienst Jeugd.
Stap 1: Inloggen
Log in op het inschrijvingsprogramma met je zelfgekozen gebruikersnaam en wachtwoord.
Stap 2: Eén of meerdere activiteit(en) kiezen
Onder de rubriek ‘Activiteiten’ vind je een overzicht van alle activiteiten en info terug:
- data van de verschillende activiteiten;
- of men al kan inschrijven voor de activiteit;
- maximale aantal deelnemers per activiteit;
- reeds ingeschreven aantal deelnemers;
- uiterste inschrijfdatum per activiteit.
Stap 3: Inschrijven voor de gekozen activiteit(en)
Bij de rubriek ‘Inschrijven’ kan je jouw kind(eren) effectief inschrijven voor de activiteit(en).
Vink aan welke kind(eren) uit jouw gezinsprofiel je wenst in te schrijven voor één of meerdere activiteiten.
Indien gewenst kan je activiteiten zoeken binnen een bepaalde periode. Dit doe je door de datum aan te passen bij ‘van’ en ‘tot’ en vervolgens te klikken op ‘zoeken’. Het inschrijvingsprogramma zal alle activiteiten doorgeven binnen de door jouw ingevulde periode.
Inschrijven doe je door het vakje aan te vinken aan de linkerzijde. Nadat alle gewenste activiteiten gekozen zijn, klik je op ‘volgende’.
Kunnen meerdere kinderen zich inschrijven voor eenzelfde activiteit? Geef aan de rechterzijde aan welk kind je wenst in te schrijven voor de gekozen activiteit.
Inschrijving vervolledigen
Het programma zal je uitnodiging om de inschrijven te vervolledigen. Dit doe je door op ‘volgende’ te klikken.
Het inschrijvingsprogramma berekent automatisch de prijs.
Een gezinslid met een tweede verblijf in Oostende dient zelf de prijscategorie aan te passen. Enkel zo zal hij of zij kunnen deelnemen aan de standaardprijs. Als dit niet aangepast wordt, betaalt hij of zij het tarief voor niet-inwoners.
In het luik ‘extra opmerkingen’ vervolledig je nog een aantal elementen. Bijvoorbeeld:
- Wel of niet akkoord met het huishoudelijk reglement;
- Duid aan welke maaltijd genuttigd wordt door jouw kind(eren);
- Hoe jouw kind(eren) naar huis gaan;
Klik vervolgens op ‘volgende’.
Stap 4: Betalen
Het programma biedt opnieuw een overzicht aan van de inschrijving en hierbij ook de totaalprijs.
- Via de knop ‘bewerken’ kan een inschrijving nog gewijzigd worden;
- Via de knop ‘Toevoegen aan mandje’ kan de inschrijving betaald en bevestigd worden;
- Via de knop ‘Bijkomende inschrijving toevoegen’ kan een extra inschrijving verzorgd worden;
- Via de knop ‘Annuleren’ kan de volledige inschrijving vernietigd worden.
Hou er rekening mee dat een inschrijving niet geannuleerd kan worden.
Inschrijven voor een activiteit met een UiTPAS aan kansentarief
Deze inschrijving verloopt zoals een standaardinschrijving aan gewoon tarief.
Zorg ervoor dat een geldig UiTPASnummer werd toegevoegd aan het profiel van jouw kind(eren). Dit kan door het ingeven van het 13-cijferige nummer of door op het groene bolletje te klikken.
Er wordt automatisch een korting van 80% toegekend als deze kaart geregistreerd staat als een UiTPAS met kansentarief.
Info over de UiTPAS aan kansentarief
Fiscaal- en/of mutualiteitsattest downloaden
Na het inloggen ga je naar ‘gezinsleden’. Bij het tabblad ‘Attesten’ vind je alle attesten (zowel voor de mutualiteit als de fiscale attesten) terug. Klik op het pdf-icoontje om het attest te downloaden en af te drukken.
Het attest voor de mutualiteit is beschikbaar na de afloop van de vakantie.
Het fiscaal attest wordt gegenereerd in april.
Tips voor een vlotte inschrijving
- Controleer vooraf of je toegang hebt tot jouw account en zorg dat de gegevens up-to-date zijn.
- De medische fiche moet jaarlijks opnieuw goedgekeurd worden voor elk gezinslid/kind. Controleer vooraf of je dit al hebt gedaan.
- Zorg ervoor dat je het rijksregisternummer van jouw kind(eren) bij de hand hebt.
- Hou er rekening mee dat bij er bij inschrijving onmiddellijk betaald moet worden.
- Gebruik een laptop of pc om de inschrijving te doen. Smartphones en tablets zijn minder geschikt.
- Lees vooraf grondig de afspraken horende bij inschrijvingen voor activiteiten van de dienst Jeugd. Op deze wijze is het duidelijk wat onze betalings- en annulatievoorwaarden zijn.
Als het voor jou niet mogelijk is om online te reserveren, ben je steeds welkom bij de dienst Jeugd voor hulp.
