Algemeen
Afhankelijk van de aard van het evenement en/of de locatie wordt de aanvraag voor een toelating evenement behandeld door één van onderstaande diensten:
- Stad Oostende - dienst Evenementen
- Stad Oostende - dienst Jeugd
- Stad Oostende - dienst Sport
- Toerisme - afdeling Marketing en Evenementen
Welke dienst behandelt welk type evenement?
- evenementen op het openbaar domein,
- publieke evenementen op privéterreinen met meer dan 200 bezoekers,
- evenementen met afwijkingen van de geluidsnormen,
- fuiven en straatanimatie.
We stemmen elk evenement af met verschillende interne en externe diensten om de veiligheid en het vlotte verloop te garanderen. De aanvraag van het evenement wordt samen met de adviezen voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen voor goedkeuring.
De dossiers die wij behandelen zijn zeer uiteenlopend, van wijk- en straatfeesten, mountainbiketochten, rommelmarkten tot meerdaagse festivals. Ook een aanvraag voor een parkeerverbod naar aanleiding van een evenement komt bij ons terecht.
Daarnaast behandelen wij je aanvraag om feestmateriaal te ontlenen zoals vlaggen, nadarhekken, podia, tafels, stoelen, elektrische apparatuur, tenten, enzovoort. Samen met de dienst Logistieke Ondersteuning kijken we wat beschikbaar is. Na bevestiging omtrent het materiaal kan je verder afspreken met de dienst Logistieke Ondersteuning voor de levering en ophaling.
Onze evenementencoaches begeleiden organisatoren stap voor stap. Tijdens de aanvraag organiseren we overlegmomenten, voor het evenement organiseren we een veiligheidsrondgang en na het evenement bundelen we de evaluaties.
Waarvoor kan jij bij ons terecht?
We helpen je graag bij de voorbereiding van jouw evenement. Op de website van Stad Oostende vind je een uitgebreid draaiboek met praktische tips en nuttige informatie. Na ontvangst van jouw aanvraag zorgen wij voor de nodige vergunningen en toelatingen. Heb je vragen over een geschikte locatie, wil je weten welke evenementen al gepland zijn, of heb je specifieke wensen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.
Wat doen wij niet?
De dienst Evenementen behandelt geen aanvragen voor:
- inname van openbaar domein zonder evenement (dienst Vergunningen),
- tijdelijke fietsenstallingen (dienst Vergunningen),
- ambulante handel (dienst Vergunningen),
- doorgangsvergunningen (dienst Vergunningen),
- (tijdelijke) kunstwerken in de publieke ruimte (dienst Cultuur).
Dienst Jeugd behandelt aanvragen voor evenementen in en rond vrijetijdscentrum Duin en Zee en site Bosjoenk. Deze locaties zijn geschikt voor uiteenlopende activiteiten. Privéactiviteiten zijn niet toegestaan. Let op: elke locatie heeft een eigen huishoudelijk reglement.
Dienst Sport behandelt aanvragen voor sportevenementen op Sportpark De Schorre en evenementen in andere sportlocaties zoals Sportcentrum De Spuikom, De Veiling en in Sportcentrum De Koninklijke Stallingen.
Toerisme Oostende behandelt aanvragen voor evenementen met toeristisch belang. Hierbij wordt ook de nodige logistieke ondersteuning aangevraagd bij de betrokken stadsdiensten. Tijdens het evenement ziet Toerisme toe op een correcte uitvoering en een veilige organisatie. Na afloop volgt een evaluatie waarbij wordt beslist of het evenement voor herhaling vatbaar is.