- In sommige gevallen kan het sneller, maar de aanvraagtermijn hangt af van het type evenement. De administratie heeft voldoende tijd nodig om jouw dossier grondig te beoordelen op haalbaarheid en veiligheid.
- Je aanvraag wordt doorgestuurd naar alle betrokken diensten, zoals politie, brandweer, openbaar domein, vergunningen, bestuurszaken, noodplanning, logistieke ondersteuning, omgevingshandhaving, onroerend erfgoed en Maritieme Dienstverlening Kust. Pas na een gunstig advies van al deze interne en externe diensten én goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen (CBS), ontvang je de officiële toelating.
- Wat op het eerste gezicht een eenvoudige aanvraag lijkt, is in de praktijk vaak complexer. Alles hangt samen met een veelheid aan adviezen en richtlijnen, vooral op het vlak van veiligheid. Denk bijvoorbeeld aan iets praktisch zoals het tijdig plaatsen van een parkeerverbod. Als dat te laat gebeurt, kunnen voertuigen niet meer weggesleept worden en is de vrije doorgang niet gegarandeerd. En dat is logisch: een bestuurder moet op tijd weten of parkeren toegelaten is of niet.
- Er zijn dus vaste termijnen afgesproken om een evenement aan te vragen. Die zijn nodig om alle betrokken diensten tijdig te raadplegen, hun adviezen te verwerken, eventueel omwonenden te informeren, signalisatie te plaatsen, en de brandweer op de hoogte te brengen van mogelijke obstakels of risico’s. Alles wordt gebundeld in één dossier, zodat het CBS een goed onderbouwde beslissing kan nemen. Acht weken lijkt misschien lang, maar in de praktijk is dat echt nodig.
- We proberen aanvragers hier dan ook goed op te wijzen. Het zou immers niet eerlijk zijn om de ene laattijdige aanvraag wél te behandelen en de andere niet.
- Heb je nog vragen? Laat gerust iets weten. En weet dat je bij het invullen van je aanvraag altijd hulp kan krijgen van een administratief medewerker of een evenementencoach – maar ook dan liefst tijdig. Heb je een concrete vraag over de invulling van je evenement? Dan kan je terecht bij de evenementencoach van dienst.
Dien je aanvraag tijdig in – dat kan tot maximaal één jaar op voorhand. Bestel enkel het materiaal dat je écht nodig hebt voor je evenement. We doen ons best om alle evenementen van het nodige materiaal te voorzien, maar dat lukt helaas niet altijd.
Is het gevraagde materiaal niet beschikbaar? Dan kan je nagaan of je het kan huren via:
de uitleendienst van de provincie,
collega-verenigingen,
of de privé-markt.
Zo kan je toch verder met de organisatie van je evenement, ook als onze voorraad beperkt is.
Parkeerplaatsen naar aanleiding van een evenement kunnen enkel gereserveerd worden voor technische voertuigen.
Wat is een technisch voertuig?
Dat is een voertuig dat essentieel is voor het evenement. Denk bijvoorbeeld aan:een DJ die zijn installatie meebrengt,
een leverancier die drank of materiaal aanvoert,
een podiumbouwer of technicus.
De vraag om parkeerplaatsen te reserveren kan altijd gesteld worden. De politie en de dossierbeheerder bekijken dan of het voertuig effectief noodzakelijk is voor het evenement.
Wat zijn géén technische voertuigen?
Bijvoorbeeld:een vijfkoppige band waarvan elk lid apart met de wagen komt,
bezoekers of deelnemers aan het evenement.
Voor hen kunnen geen parkeerplaatsen gereserveerd worden.
- Het is niet wettelijk verplicht, maar de afwezigheid ervan kan leiden tot een negatief advies. Het is sterk aangewezen om EHBO te voorzien bij elk evenement.
- Als organisator van een evenement ben je steeds verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers.
- Wat je precies moet voorzien, hangt af van verschillende factoren:
- het aantal deelnemers,
- het type evenement,
- de aard van het publiek,
- de risicoanalyse die je opstelt,
- wettelijke verplichtingen,
- en andere relevante omstandigheden.
Bij grotere of risicovollere evenementen kan dit verder uitgebreid worden.
Er zijn een aantal algemene vuistregels die voor elk evenement gelden:
Voorzie altijd een EHBO-koffer met:
verbandmateriaal,
ontsmettingsmiddelen,
instrumenten zoals een schaar, pincet en tekentang,
ander materiaal zoals wegwerphandschoenen en pijnstillers.
- Weet waar zich een AED-toestel bevindt in de onmiddellijke omgeving, of breng er zelf één mee.
Spreek af wie de hulpdiensten opvangt en begeleidt. Deze persoon moet:
steeds aanwezig zijn,
nuchter zijn (niet onder invloed van alcohol of andere middelen).
Bij evenementen met meer dan 1500 aanwezigen moet een MRAE (Medisch Risico Analyse Evenementen) worden opgemaakt. Op basis daarvan formuleert de FOD Volksgezondheid een advies. De EHBO-inzet moet minimaal aan dat advies voldoen.
In Oostende gelden specifieke EHBO-verplichtingen voor fuiven, zoals opgenomen in het fuifreglement. Deze moeten strikt gevolgd worden.
Afhankelijk van het soort evenement kunnen de hulpdiensten bijkomende EHBO-verplichtingen opleggen.
Vuistregel: per 250 bezoekers wordt minstens 1 EHBO-medewerker verwacht.
De EHBO-medewerker moet:
meerderjarig zijn,
geen andere noodzakelijke taken uitvoeren tijdens het evenement.
Enkel geldige attesten komen in aanmerking. Op elk attest staat vermeld hoe lang het geldig is. Attesten moeten op het moment van het evenement nog geldig zijn.
De volgende attesten worden aanvaard:
- EHBO-attesten uitgereikt door instanties die erkend zijn door de FOD WASO.
- Bedrijfshulpverleners moeten kunnen aantonen dat ze het afgelopen jaar minstens 4 uur bijkomende opleiding hebben gevolgd.
- Diploma’s van artsen of verpleegkundigen zijn ook geldig, op voorwaarde dat de persoon nog actief aan het werk is in die functie.
- Andere attesten, zoals van redders of ambulanciers, kunnen eventueel ook aanvaard worden, mits ze nog geldig zijn op het moment van het evenement.
Bij het bereiden van warme voeding, zoals bij een barbecue, moet er steeds een vrije ruimte van minstens 4 meter rondom worden gevrijwaard. Dit is belangrijk voor de veiligheid van deelnemers en personeel.
Elke aanvraag met betrekking tot een barbecue wordt individueel beoordeeld. Daarbij wordt gekeken naar:
- de locatie van het evenement,
- de opstelling van de barbecue,
- de veiligheidsmaatregelen die je voorziet,
- en de mogelijke risico’s.
Zorg dus voor een duidelijke omschrijving in je aanvraag, zodat de dossierbeheerder en de betrokken diensten een correcte inschatting kunnen maken.
De voorbije maanden is Eaglebe stap voor stap aangepast. Organisatoren wordt aangeraden om hun accountgegevens na te kijken en te controleren of alles nog klopt:
- Is je voor- en achternaam correct ingevuld?
- Zijn je telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) nog actueel?
Een correcte gebruikersfiche zorgt ervoor dat je vlot bereikbaar bent bij vragen over je aanvraag.
Daarnaast kondigen we aan dat Eaglebe binnenkort een nieuw jasje krijgt, vergelijkbaar met de recente vernieuwing van Mercator. Meer info volgt zodra de update effectief wordt uitgerold.