Algemeen
Het Verenigingsloket is een digitaal platform van de Vlaamse Overheid dat informatie en dienstverlening van verschillende overheden over en voor verenigingen samenbrengt.
Zo krijg je op één plek een totaaloverzicht en kunnen dienstverleners makkelijker inspelen op jouw behoeften als vereniging. Op die manier kan jij focussen op wat echt telt: je vereniging.
- Alle (wettelijke) vertegenwoordigers van verenigingen: dat zijn organisaties die bij wet geen winst mogen uitkeren, zoals feitelijke verenigingen, vzw’s en stichtingen
- Alle koepels, steunpunten en federaties die digitaal eigen informatie, producten en diensten aanbieden aan verenigingen en (contact)gegevens van hun leden beheren
Het Verenigingsloket biedt momenteel de volgende diensten:
- beheren en actualiseren van de gegevens van je vereniging, of het nu een vzw of feitelijke vereniging is.
- het zoeken van alle lokale verenigingen in je buurt, zoals een sportclub, toneelgroep of jeugdbeweging.
- geeft een overzicht van informatie en diensten voor verenigingen, inclusief juridische en fiscale aspecten, boekhouding en het verstrekken van certificaten.
- Een subsidie of andere dienstverlening voor je vereniging vraag je nog steeds aan via www.oostende.be
- Je kan nog altijd aanmelden via www.oostende.be/verenigingen. Via deze weg word je doorgelinkt naar www.verenigingsloket.be om de gegevens van jouw vereniging aan te passen.
- Als vereniging moet je jouw gegevens niet meer aanpassen in je verenigingsprofiel op www.oostende.be, maar enkel nog via het Vlaams Verenigingsloket.
- De webpagina van jouw vereniging die gepubliceerd wordt op www.oostende.be/verenigingen gids zal zich voortaan baseren op de gegevens uit het Vlaams Verenigingsregister.
- Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord op www.oostende.be verdwijnt. Je kunt vanaf 9 december inloggen met een digitale sleutel zoals itsme of de eID.
- Het Verenigingsloket is een webplatform voor verenigingen, gebouwd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Vertegenwoordigers van een vereniging kunnen via dit platform informatie en diensten van overheden raadplegen, maar eveneens de eigen gegevens registreren, nakijken en aanpassen.
- Het Verenigingsregister is de centrale databank voor verenigingsgegevens, een datacomponent door Digitaal Vlaanderen gebouwd. De gegevens van verenigingen worden dan vanuit het Verenigingsregister gepubliceerd op www.verenigingsloket.be en ook op www.oostende.be/verenigingengids.
Eigenlijk is het Verenigingsloket voor feitelijke verenigingen wat het KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) is voor vzw’s ivzw’s of stichtingen. Feitelijke verenigingen werden tot op vandaag nergens geregistreerd. Via het Verenigingsloket gebeurt dit nu wel in het Verenigingsregister. Via het Verenigingsloket kan je ook vertegenwoordigers van jouw vereniging registreren. Voor (i)vzw’s en stichtingen zijn de verenigingsgegevens in het Verenigingsloket binnengetrokken uit het KBO.
Registreren en aanmelden
Je vereniging registreer je hier. De registratie zal +/- 7 minuten duren.
Je moet een (wettelijke) vertegenwoordiger zijn om een vereniging te kunnen registreren.
- Feitelijke vereniging: Je bent één van de minstens twee vertegenwoordigers die de dagelijkse leiding van de vereniging opnemen (een vereniging bestaat per definitie uit minstens twee personen).
- Meld je dan aan met itsme of een andere authenticatiemethode waardoor jij gekoppeld wordt als vertegenwoordiger aan de vereniging die je registreert.
- Vul de basisgegevens van je vereniging in en vul de gegevens van minstens één andere vertegenwoordiger in. Deze persoon krijgt na het indienen van de registratie een e-mail met een uitnodiging om ook vertegenwoordiger te worden van de vereniging.
- Rond je registratie af zodat je verenging wordt opgenomen in de centrale databron.
- Vzw of stichting: Je bent wettelijk vertegenwoordiger van de vzw of stichting en kent het KBO-nummer.
- Meld je aan met itsme of een andere authenticatiemethode en kies voor jouw vereniging. Je vereniging is al geregistreerd in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO), dus je hoeft deze niet meer opnieuw te registreren.
- De KBO deelt deze informatie met het Verenigingsloket. Je kan deze info verder aanvullen in de centrale databron van het Verenigingsloket.
- Als je vereniging nog niet is geregistreerd of gegevens wil wijzigen, moet je contact opnemen met de KBO want dit is een federale bevoegdheid.
- Als je zelf niet de wettelijke vertegenwoordiger bent, moet je contact opnemen met deze persoon.
Dit kan op twee manieren
- Je kan nog altijd inloggen via www.oostende.be/verenigingen. Via deze weg word je doorgelinkt naar www.verenigingsloket.be om de gegevens van jouw vereniging aan te passen.
- Je kan ook rechtsreeks inloggen via het Verenigingsloket.
Om je aan te melden moet je jouw identiteit bevestigen via een digitale sleutel (zoals itsme of eID). Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Klik hier voor meer info over de digitale sleutels. Jouw Digitale Sleutels activeren kan via ‘Mijn Digitale Sleutels’.
Speciaal voor verenigingen organiseren we een digiles ‘Digitaal aanmelden bij de overheid met itsme en andere digitale sleutels’:
- Woensdag 18 december 2024 van 19.00 tot 20.30 uur
- Conferentiezaal Stadhuis, Vindictivelaan 1 8400 Oostende (ingang Amandine aan muurschildering Arno)
- Inschrijven is niet nodig
Feitelijke verenigingen zijn losse structuren die eenvoudig ontstaan en eindigen zonder veel formaliteiten. Je kan deel uitmaken van een feitelijke vereniging zonder dat je het goed en wel beseft. Van zodra je samen met anderen een belangeloos doel nastreeft, heb je een feitelijke vereniging. Je moet je vereniging niet registreren in het Verenigingsloket. Als je echter via oostende.be een aanvraag wil doen voor subsidies of andere dienstverlening of je wenst dat je vereniging op onze website wordt gepubliceerd, dan moet je vereniging wel geregistreerd zijn via het Verenigingsloket.
Publicatie van mijn vereniging op het Verenigingsloket
Bij registratie van je vereniging wordt eerst gecontroleerd of je vereniging nog niet is geregistreerd in het Vlaams Verenigingsregister om een dubbele registratie te vermijden. Daarom worden gelijkaardige verenigingen met hun basisinformatie: naam, locatie, hoofdactiviteiten... Als je vereniging al geregistreerd is kan je de informatie aanpassen of aanvullen indien nodig.
Om het administratieve voor lokale verenigingen te beperken, heeft Stad Oostende de gekende gegevens van de Oostendse verenigingen overgezet naar het Vlaams Verenigingsregister:
- - De gegevens van feitelijke verenigingen en haar vertegenwoordigers die bekend zijn bij Stad Oostende worden tegen 9 december 2024 overgezet door de Stad naar het Vlaams Verenigingsregister.
- - Dit gebeurt op basis van de beschikbare gegevens in het verenigingsprofiel op www.oostende.be en op basis van de informatie die we ontvangen hebben via aanvraagformulieren op www.oostende.be. Elke vertegenwoordiger wordt uniek geïdentificeerd via het rijksregisternummer waarvoor we mogelijks het rijksregister raadplegen.
Het kan zijn dat je je eigen vereniging niet vindt omdat jouw vereniging ervoor heeft gekozen om niet publiek zichtbaar te zijn. Dit wil zeggen dat je jouw vereniging kan registreren als jij één van de vertegenwoordigers bent. Dit kan via de registratiepagina op het Verenigingsloket.
Nee, een vereniging kan zich via het Verenigingsloket zelf registreren. Hierdoor worden het adres, activiteiten, contactgegevens … bekend gemaakt aan overheden en het ruime publiek.
Dit wil echter niet zeggen dat de vereniging ook erkend is. Een erkenning vraagt een aparte actie door een lokaal bestuur, federatie, departement, koepel … die de vereniging meestal zelf moet aanvragen.
- Feitelijke vereniging: je kan er voor kiezen om je gegevens niet te delen met het grote publiek. Dit wil zeggen dat jouw vereniging niet in de zoekresultaten zichtbaar is op het Verenigingsloket of bij andere entiteiten. Jouw gegevens blijven wel altijd beschikbaar in de centrale databron voor lokale besturen en overheidsdienstverleners omdat zij verplicht zijn deze informatie te hergebruiken en het niet nogmaals aan jou te vragen.
- Vzw of stichting: je kan niet uit de publieke stroom worden verwijderd omdat je al gekend en zichtbaar bent in een andere publieke databank op federaal niveau, namelijk de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
Nee. Het Verenigingsloket toont algemene info en contactgegevens over je vereniging zodat het brede publiek je terugvindt en kan contacteren. Persoonsgegevens worden niet weergegeven, tenzij je dit expliciet zelf beslist. Je kan dit ook zelf nakijken en aanpassen via de rubriek ‘Mijn vereniging’.
Gegevensverwerking
Het Verenigingsloket houdt de volgende gegevens bij in de centrale databron: enkel de verenigingen die in ‘interactie gaan’ met een overheid (door bijvoorbeeld een premie aan te vragen of evenement te organiseren)- enkel de ‘basisgegevens’ die voor vele overheden en organisaties nuttig zijn zoals naam, adres, beschrijving, werkingsgebied, contactgegevens, … en worden gebruikt om dienstverlening vlotter te laten verlopen.
Elke lokale overheid of Vlaamse entiteit kan aansluiten bij het Verenigingsloket en haar centrale databron en op die manier gegevens van alle lokale verenigingen in die bron bekijken en aanpassen. Dit geldt in zoverre je als vereniging diensten hebt aangevraagd bij een overheid of je hebt geregistreerd via het Verenigingsloket.
Elke wijziging wordt geregistreerd waardoor zowel overheid als vereniging transparant kan opvolgen en indien nodig corrigeren bij eventuele fouten.
Erkenningen zijn een uitzondering: enkel de organisatie die de erkenningen uitreikt mag deze gegevens invoeren of aanpassen.
De richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden strikt toegepast waardoor o.a. persoonsgegevens niet getoond worden tenzij expliciete keuze van de betrokken persoon zelf.
De verwerking van verenigingsgegevens is onderworpen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zowel Digitaal Vlaanderen, Stad Oostende als de instanties die gegevens registreren zijn hierdoor gebonden.
Privacyverklaring Digitaal Vlaanderen
Privacyverklaring Stad Oostende
De juridische grond voor het opslaan, uitwisselen en aanpassen van de gegevens van verenigingen en hun vertegenwoordigers door overheden is verankerd in een decreetswijziging die in juni 2023 is goedgekeurd.