Wat is het Verenigingsregister?
Het Verenigingsregister is de nieuwe databank van Vlaanderen met basisgegevens van (feitelijke) verenigingen. Dit register is daarmee ook de bron voor het Vlaams Verenigingsloket. Burgers kunnen er een vereniging opzoeken en vertegenwoordigers van verenigingen kunnen er hun gegevens beheren.
Momenteel kunnen feitelijke verenigingen en afdelingen van koepelorganisaties nergens uniek worden geïdentificeerd. Vzw’s kunnen dat wel via hun ondernemingsnummer. Het Verenigingsregister geeft feitelijke verenigingen een unieke V-code waardoor vertegenwoordigers zich in de toekomst in naam van hun vereniging kunnen aanmelden bij de overheid en andere publieke organisaties.
Gegevens van verenigingen met een ondernemingsnummer worden automatisch doorgegeven aan het Vlaamse Verenigingsregister via de KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen). Vertegenwoordigers van (i)vzw’s en stichtingen kunnen in de toekomst extra gegevens van hun vereniging, zichzelf, en andere vertegenwoordigers aanvullen in het Verenigingsregister.
Lees meer over het Verenigingsregister
Volgens het eGovdecreet (het decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer) moeten Vlaamse en lokale besturen de gegevens van verenigingen waarover zij beschikken registreren in het Verenigingsregister.
Wat doet Stad Oostende?
Stad Oostende zet de gegevens van feitelijke verenigingen en haar vertegenwoordigers, die bekend zijn bij de Stad, zelf over naar het Vlaams Verenigingsregister om zo de administratieve last voor de lokale verenigingen te beperken. Dit gebeurt op basis van de beschikbare gegevens in het verenigingsprofiel op www.oostende.be en op basis van de informatie die we ontvangen hebben via aanvraagformulieren op www.oostende.be. Elke vertegenwoordiger wordt uniek geïdentificeerd via het rijksregisternummer waarvoor we mogelijks het rijksregister raadplegen.
Wanneer is de gegevensoverdracht voltooid?
Stad Oostende streeft ernaar om de overdracht van gegevens tegen maandag 9 december te hebben voltooid. Op zaterdag 7 december, woensdag 11 december en dinsdag 17 december 2024 nodigen we je uit voor de infosessies. Er wordt ook nog bijkomend materiaal gepubliceerd om verenigingen te ondersteunen. Vanaf maandag 9 december 2024 kan je terecht voor al je vragen over het Verenigingsloket en –register bij het UiTloket via uit@oostende.be, T 059 25 81 41 of 0800 1 8400 (gratis).
Een medewerker van Stad Oostende kan je opbellen voor meer gegevens
Het eGovdecreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, geeft lokale besturen het mandaat om bij registratie van een vereniging, de vertegenwoordigers te registreren met het rijksregisternummer. Aangezien we niet alle vertegenwoordigers uniek kunnen identificeren via naam en adres omdat we niet altijd over een adres beschikken, is het mogelijk dat je eind oktober of begin november 2024 wordt opgebeld door een medewerker van Stad Oostende om je adres op te vragen.
Bescherming van de privacy – verwerking van de gegevens
De verwerking van verenigingsgegevens is onderworpen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zowel Digitaal Vlaanderen, Stad Oostende als de instanties die gegevens registreren zijn hierdoor gebonden.
Privacyverklaring Digitaal Vlaanderen
Privacyverklaring Stad Oostende
Doeleinden en rechtsgrondslag
De doeleinden van de verwerking en de rechtsgrondslag voor de verwerking:
Ontvangers
De ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonlijke gegevens:
zie art. 4; art. 4/1, §2 en art. 4/3 eGovdecreet
Instanties die gegevens mogen raadplegen:
- Externe overheden (artikel I.3, 8°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
- Vlaamse overheden (artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
- Lokale overheden (artikel I.3, 5°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
- Instellingen met publieke taak (artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018) voor zover hun dienstverlening gericht is naar verenigingen
- Betrokken koepelorganisaties, zijnde: verenigingen die zich vertakken in afdelingen om redenen van interne operationele werking. Deze organisaties kunnen enkel gegevens van de eigen afdelingen raadplegen.
Bewaartermijn van de persoonlijke gegevens
De bewaartermijn of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om deze termijn te bepalen: de bewaartermijnen kunnen (op termijn) worden geraadpleegd in de selectieregels, opgenomen in het serieregister.
Rechten van de betrokkene
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geeft individuen verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens (artikels 15-22 AVG).
- Recht op toegang (15)
De betrokkene kan inzage krijgen in zijn gegevens via het Verenigingsloket. Daar kan hij/zij zich aanmelden en de gegevens betrekking op de eigen vereniging te zien krijgen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of Stad Oostende (via uit@oostende.be) terecht om zijn/haar persoonsgegevens op te vragen.
- Recht op rectificatie (16)
De betrokkene kan via het Verenigingsloket gegevens van zijn/haar vereniging wijzigen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of Stad Oostende (via uit@oostende.be) vragen om wijzigingen door te voeren. Voor elk gegeven kan de betrokkene raadplegen welke instantie dat gegeven heeft aangemaakt en zich bij de betrokken instantie wenden voor aanpassing.
- Recht op verwijderen (17)
De betrokkene kan persoonlijke gegevens verwijderen via het Verenigingsloket.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of Stad Oostende (via uit@oostende.be) vragen op zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking (18)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be of uit@oostende.be
- Recht op overdraagbaarheid (20)
Niet van toepassing (wegens gegevensverwerking uitgevoerd in het algemeen belang).
- Recht van bezwaar (21)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be of uit@oostende.be
- Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (zoals profiling) (22)
Er is geen geautomatiseerde besluitvorming.